Un nou model de management public pentru Institutia Prefectului Municipiul Bucuresti

Noul model de management este focalizat pe perfectionarea sistemului de raportare/monitorizare a activitatii serviciilor publice deconcentrate din municipiul Bucuresti, aflate sub directa subordonare a autoritatilor administratiei publice centrale.

Analiza a pornit de la o diagnosticare a sistemului stakeholderilor, care a avut drept scop sa identifice raspunsuri la urmatoarele intrebari:

• Cine sunt stakeholderii sistemului de nevoi al IPMB si ce rol au acestia in cadrul sistemului?
• Care este nivelul de importanta si influenta al stakeholderilor? Care sunt cei mai importanti “jucatori” de pe piata?
• Care sunt interesele fiecarui stakeholder si ce nevoi specifice genereaza acestea la nivelul IPMB?
• Care sunt nevoile la care trebuie sa raspunda IPMB?
• Care este impactul social al fiecarei nevoi?
• Care este caracterul de uniformitate al nevoilor adresate IPMB?
• Care este caracterul de specificitate al nevoilor adresate IPMB?
• Care sunt principalele categorii de nevoi in functie de natura acestora?
• Care este impactul generat de fiecare nevoie asupra sistemului stakeholderilor? Care este numarul stakeholderilor influentati de fiecare tip de nevoie?
• Care sunt clasele functionale de nevoi, in corelatie cu documentele organizatorice ale IPMB?
• Care sunt nivelele de decizie ale IPMB, implicate in satisfacerea fiecarei clase functionale de nevoi?
• Ce sisteme de relatii inter-organizationale genereaza fiecare clasa functionala de nevoi?
• Care sunt principalele elemente de monitorizare a gradului de satisfacere a nevoilor?

Scopul final al diagnosticarii a fost acela de identificare a zonei de implementare a modelului de management public inteligent. În alegerea acestei zone, s-au avut in vedere o serie de principii:

• Au fost preferate acele zone ale managementului afectate de nevoile care sunt exercitate de stakeholderi cu importanta si influenta puternica (pozitionati in zonele A si B ale matricii stakeholderilor).
• Au fost considerate mai importante nevoile cu un caracter uniform datorita caracterului lor de continuitate, care impune eforturi permanente pentru satisfacerea lor.
• Au fost considerate drept prioritare nevoile cu un caracter general, pentru a putea asigura proliferarea solutiilor de management propuse la nivelul altor prefecturi din Romania.
• Au avut prioritate acele categorii de nevoi (monitorizare, informare, autorizare, validare etc.) care contin un numar mare de nevoi. În acest mod, solutia aleasa pentru o nevoie specifica poate fi generalizata la un numar cat mai mare de nevoi din aceeasi categorie.
• Au fost apreciate drept prioritare acele nevoi care tintesc segmente mari de beneficiari finali (cetateni sau agenti economici), pentru a asigura un impact social cat mai larg al noului model de management public.
• Pentru asigurarea unui impact cat mai larg, au fost selectate nevoi care influenteaza un numar cat mai mare de stakeholderi.
• Au fost preferate acele zone ale caror perfectionari implicau cu precadere modificari in sfera managementului si nu in alte domenii, cum este de exemplu cel legislativ. Cu alte cuvinte, modelul experimental trebuie sa puna la dispozitia IPMB si parghiile concrete ale operationalizarii sale in plan managerial.
• Au fost selectate nevoi pentru a caror satisfacere se cunosteau atat nivelele de decizie (cu conditia ca acestea sa faca parte din aparatul propriu al IPMB), cat si elementele de monitorizare a nevoilor si ansamblul de relatii functionale care guverneaza mecanismul de satisfacere a acestora.

În urma diagnosticarii sistemului de nevoi al IPMB, pornind de la arhitectura modelului general de management public inteligent, au rezultat urmatoarele concluzii:

1. Sistemul de nevoi al IPMB este guvernat de 59 de stakeholderi, dintre care 32 sunt beneficiari directi de nevoi, iar 27 sunt implicati in satisfacerea acestor nevoi. Stakeholderii acopera toate nivelele administratiei publice (centrala si locala, serviciile publice deconcentrate), beneficiarii finali ai nevoilor (cetateni, agenti economici), dar si alte categorii interesate (sectorul ONG, universitati, institute de cercetare-dezvoltare etc.).
2. Stakeholderii cei mai reprezentativi sunt autoritatile administratiei publice centrale, deoarece nevoile acestora au un impact direct asupra cadrului organizational in care IPMB isi desfasoara activitatea si implicit asupra sistemului sau de management.
3. Actiunile promovate de IPMB au doar intr-o mica masura un efect direct asupra satisfactiei cetatenilor. Acest efect este mijlocit de modul in care solutiile si propunerile IPMB sunt puse in practica de conducatorii serviciilor publice deconcentrate.
4. Sistemul de nevoi al IPMB este format din 35 de nevoi principale, carora li se pot asocia o serie de nevoi derivate. Cu mici exceptii, nevoile adresate IPMB au un caracter uniform si general. Datorita prioritatii acestor categorii de nevoi, in experimentarea modelului de management nu vor fi abordate nevoile cu caracter neuniform si specific.
5. Prin prisma numarului stakeholderilor implicati, cele mai importante nevoi sunt cele legate de monitorizarea activitatii serviciilor publice deconcentrate, care implica, in actualul context de organizare a sistemului administrativ, cca. 40 de stakeholderi.
6. Sistemul de raportare existent in prezent la nivelul IPMB cuprinde cca. 30 de situatii informationale principale elaborate anual, semestrial, trimestrial sau lunar, pe baza datelor colectate de la serviciile publice deconcentrate, autoritatile administratiei publice locale si regiile autonome de interes local. Aceste situatii informationale reprezinta principalele elemente de monitorizare a nevoilor.
7. Din punct de vedere functional, in corelatie cu Regulamentul de Organizare si Functionare al IPMB, nevoile au fost grupate in cinci clase functionale, pentru care au fost specificate nivelele de decizie din cadrul IPMB,  implicate in satisfacerea nevoilor stakeholderilor. Sub aspectul complexitatii si posibilitatilor de perfectionare a fluxurilor de lucru actuala, se disting doua clase de nevoi prioritare: cele specifice conducerii serviciilor publice deconcentrate si cele caracteristice relatiei cu administratia publica locala.

Avand in vedere rezultatele analizei efectuate, s-a convenit ca ZONA de experimentare a modelului de management public inteligent in cadrul IPMB este cea de conducere a serviciilor publice deconcentrate, cu impact preponderent in sferele monitorizarii activitatii serviciilor publice deconcentrate si raportarii catre autoritatile administratiei publice centrale.